Häufig eingesetzte Mitarbeiter stehen in der Auswahl beim Personal weiter oben. Änderungen speichern automatisch, sobald ein Feld verlassen wird. Wer nicht mehr bei uns arbeitet, wird deaktiviert (bleibt in alten Einsätzen sichtbar).
Getränke im Getränke-Tool. „Sonstiges (manuell eingeben)“ bleibt dort zusätzlich für Einzelfälle. Preise brutto je Einheit; gelten für neue Angebote, bestehende behalten ihre Preise. Speichert automatisch beim Verlassen eines Felds; ein leerer Preis wird nicht gespeichert (0 ist erlaubt).
Gerichte im „Aus Katalog übernehmen“-Picker im Angebot (Menü-Inhalt). Name und Beschreibung sind dort nur Ausfüllhilfe und im Angebot frei anpassbar. Speichert automatisch beim Verlassen eines Felds.
Artikel im Leihware-Picker im Angebot (Leihware und Logistik). „Individuell …“ bleibt dort zusätzlich für Einzelfälle. Speichert automatisch beim Verlassen eines Felds; ein leerer Preis wird nicht gespeichert (0 ist erlaubt).
Die Punkte der Hochzeits-Checkliste für Palais-Hochzeiten. Neue Punkte erscheinen automatisch bei kommenden Hochzeiten, an denen noch nichts abgehakt ist. Bei bereits begonnenen Hochzeiten bleibt die Liste, wie sie ist, bis du „Vorlage übernehmen" klickst (hier für alle begonnenen kommenden Hochzeiten, oder einzeln in der Seitenleiste bzw. im Palais Tracking). Erledigtes wird nie verändert, entfernte Punkte verschwinden nur aus der Vorlage, nicht aus bestehenden Hochzeiten.
Anfrage-Mails im Postfach office@, die ihr in Gmail von Hand mit dem Label „→ HUB“ versehen habt, übernimmt der HUB als Karte in „Neue Anfragen“ (Mails der letzten 30 Tage). Der HUB liest nur: das Label „→ HUB“ bleibt zur Nachkontrolle an der Mail, an Gmail ändert sich nichts.
Seit 30.10.2026 entstehen Angebots-PDF und Getränke-Verbrauchsliste in Drive nur noch über die Knöpfe „PDF erstellen“ und „Verbrauchsliste erstellen“ im Editor, nie automatisch (nicht beim Speichern, Statuswechsel, Getränke-Tool, „Neu berechnen“ oder automatischen „erledigt“). Der Knopf schreibt die laufende Datei (…_Angebot_aktuell.pdf bzw. …_Getraenke.pdf) neu und legt zusätzlich eine datierte Fassung ab; als NICHT-VERSCHICKEN markierte Dateien bleiben unangetastet. Aus: beide Knöpfe gesperrt, der HUB legt nichts in Drive ab und benennt dort keine PDFs um; „PDF drucken“ geht weiter. Die VA-Ordner wandern in beiden Fällen automatisch nach Status.
Die Annahme-Seite „Auftragsbestätigung“ steht als letzte Seite im Angebots-PDF. Bei jedem „PDF erstellen“ (nur mit eingeschaltetem Schalter oben) legt der HUB die aktuelle AGB in den Drive-Ordner der Veranstaltung, je Fassung genau einmal; eine neue Fassung kommt dazu, die alte bleibt liegen. Im Testbetrieb nur in TEST-Ordnern.
Leer lassen = Standardtext. Der Platzhalter {AGB-Stand} wird durch den Stand der aktuellen AGB ersetzt. Speichert automatisch beim Verlassen eines Felds.
Prüft, ob der Kalendertermin jeder Veranstaltung zum Status passt (Termin fehlt, gelöscht, im falschen Kalender Offen/Bestätigt, falscher Tag). Läuft täglich gegen 03:00 nur lesend; Abweichungen stehen als Hinweis im VA Check. Hier zuerst den Trockenlauf ansehen; Ausführen zieht nur die Einträge mit Aktion nach, und nur in den TEST-Kalendern. Echte Kalender werden nie angefasst, kein Termin wird gelöscht.
Nachtragen aus Angeboten: Inhalte der bisher in Word/Excel gerechneten VAs aus dem verschickten Angebot übernehmen (Abgleich auf den Cent, Prüfansicht, Vollständigkeit).
Für kommende Veranstaltungen ab dem Umstellungstag: Termin aus dem TEST-Kalender in den echten Kalender verschieben, Drive-Ordner in den echten Bereich verschieben und umbenennen, „TEST “ aus Datei- und Ordnernamen entfernen. Der Trockenlauf liest nur und zeigt je Veranstaltung, was passieren würde. Ausführen geht erst am Umstellungstag nach dem Umschalten auf Echtbetrieb; Wiederholen legt nichts doppelt an, Erledigtes wird übersprungen.
Teamkalender: Steht im echten Kalender am selben Tag schon ein von Hand angelegter Termin mit passendem Namen, zeigt der Trockenlauf ihn als Paar. Mit dem Häkchen „übernehmen“ gibst du das Paar frei; beim Ausführen übernimmt der HUB diesen Termin, statt den TEST-Termin zu verschieben (kein Doppel). Ohne Häkchen oder ohne passenden Termin wird wie bisher verschoben.
Der HUB sichert die Datenbank jeden Tag (gegen 02:00) in den Drive-Ordner „DB-Backups“. Vorher prüft er, ob Daten unerwartet verschwunden sind (z. B. eine Tabelle plötzlich leer). Dann sichert er nicht, meldet das höchstens einmal am Tag per Mail und zeigt es hier. War die Änderung gewollt, gib die Sicherung mit Begründung frei: Der aktuelle Stand wird sofort gesichert und gilt ab dann als Vergleichsbasis.
Labels mit Sicherung vergleichen
Zeigt je Karte die Labels, die in der gewählten Sicherung gesetzt waren und jetzt fehlen (nur Karten, die es noch gibt). Vergleichen liest nur. Fehlende Labels wiederherstellen setzt genau diese Labels wieder und entfernt nichts.
„Nicht angenommen (vor dem HUB)": Absagen, die nicht im HUB stehen (z. B. aus Trello), je Veranstaltungsjahr. Sie zählen nur in der Anfragen-Quote (als entschieden, nicht angenommen), nicht in der Angebots-Quote. Neue „Nicht angenommen“ im HUB zählen weiter automatisch dazu, hier also nur die Zahl von vorher eintragen.
Ab diesen Schwellen wird ein Eintrag im VA Check rot und die Karte im VA-Board farbig. Änderungen speichern sich sofort und gelten überall.
Werktage zählen Montag bis Freitag ohne die österreichischen Feiertage (automatisch für jedes Jahr), ohne 24.12. und 31.12. und ohne diese Betriebsferien. Gilt für Angebotsfrist, „Zu prüfen“, „Freigegeben, kann raus“ und die Auswertung.
Feiertage anzeigen
Auswertung
Gemessen ab dem Protokoll im HUB: Statuswechsel seit Start des HUB, „Bereit zur Prüfung" und „Freigegeben" ab 10.10.2026. Altdaten und die Trello-Übernahme haben keinen Verlauf und zählen nicht mit, Test-Karten ebenfalls nicht. Werktage zählen Montag bis Freitag ohne Feiertage und Betriebsferien. Zugeordnet nach dem Monat, in dem die Etappe endet, und der Person, die sie abgeschlossen hat.
Der HUB gleicht die Karten der aktiven Trello-Listen (In Bearbeitung, Warten auf Antwort inkl. Palais und Jahresvarianten, alle „Jahr Bestätigt") jede Stunde mit den Angeboten ab. Trello ist der Richtwert: Bei Abweichungen gilt Trello. Fehlende Karten mit gültigem Titel werden angelegt, unklare stehen als Prüfliste auf der Angebote-Seite.
Der einmalige Import schreibt nur in die Datenbank (kein Kalender, kein Drive), legt vorher automatisch eine Sicherungstabelle an und zeigt danach eine Kontrollsumme (2026, bestätigt + erledigt) vorher/nachher. „Import rückgängig“ stellt die gesicherten Felder wieder her und entfernt die importierten Angebote.
Übernahme am Stichtag
Übernimmt aus dem Trello-VA-Board: alle Labels (Name und Farbe, auch ungenutzte) samt Zuordnung zu den Karten, die Beschreibungen (nur wo im HUB noch leer) und die Kommentare (mit Autor und Zeitpunkt, ohne Hinweise, ohne automatische HUB-Notizen). Zuordnung nur über die Karten-ID, es wird kein Angebot neu angelegt, in Trello wird nur gelesen. Die erledigten Altdaten ohne Karten-ID werden nicht berührt. Reihenfolge am Stichtag: docs/UMSTELLUNG.md, Abschnitt 9.
Das Label-Set des VA-Boards (Name und Farbe). Umbenennen und Farbe ändern wirken sofort auf allen Karten, die das Label tragen. Löschen entfernt das Label von allen Karten (mit Rückfrage und Anzahl). Neue Labels lassen sich auch direkt im Kartenfenster anlegen. Am Stichtag werden alle Labels des Trello-VA-Boards übernommen.
Speichert automatisch, sobald ein Feld verlassen wird. Die Sätze dürfen nicht leer sein (0 ist erlaubt).